Manual Softland PW – Proveedores y Tesorería: Guía Práctica para el Usuario

Una factura pagada dos veces, un descuento por pronto pago que se venció ayer, o un pago electrónico rechazado por el banco a las 17:55 de un viernes: los sustos de tesorería casi nunca vienen del software, sino de trabajar sin visibilidad de qué se debe, a quién y para cuándo.

Esta guía la escribimos en Hosting Sistemas a partir de nuestra experiencia diaria administrando ambientes Softland ERP para empresas chilenas. No es el manual oficial de Softland: es una guía práctica, organizada por las tareas que un encargado de proveedores y tesorería ejecuta realmente durante el mes.

¿Qué es el módulo Softland PW?

Softland PW es el módulo de Proveedores y Tesorería del ERP. Administra dos cosas conectadas: las cuentas por pagar (qué le debes a cada proveedor y cuándo vence) y la tesorería (con qué banco y por qué medio vas a pagar, y cómo queda tu caja después).

En la práctica, PW toma los documentos de compra —facturas afectas, exentas, notas de crédito y débito, tradicionales o electrónicas—, los convierte en obligaciones con fecha de vencimiento, y desde ahí gestiona la programación de pagos, la emisión de cheques o nóminas electrónicas, la conciliación con la cartola del banco y la proyección del flujo de caja.

Antes de empezar: lo que debe estar configurado

Si el módulo es nuevo en tu empresa, verifica esto antes de cargar el primer documento:

1. Empresa seleccionada — PW es multiempresa; cada empresa tiene su propia base. Confirma que estás trabajando en la correcta antes de ingresar documentos o pagos.
2. Perfiles y permisos — separa quién ingresa facturas, quién programa pagos y quién los autoriza. En tesorería la segregación de funciones no es burocracia: es control interno.
3. Cuentas corrientes bancarias — deja creadas las cuentas con las que operas (Banco de Chile, BCI, Santander, Itaú u otra), con su número y moneda. Sin esto no puedes emitir cheques ni generar nóminas electrónicas.
4. Condiciones de pago — define los plazos que usas (contado, 30, 60, 90 días) para que el vencimiento se calcule solo al ingresar cada factura.
5. Enlace con Órdenes de Compra (OW) y Contabilidad (CW) — si trabajas con OW, deja definido cómo se referencia la orden al recibir la factura; y confirma con contabilidad las cuentas contables a las que se centraliza el gasto.

Tareas frecuentes en el día a día

Cómo mantener la ficha de un proveedor

La ficha es el registro maestro del proveedor: de ella dependen los vencimientos, la retención y los datos para pagarle.

1. Crea el proveedor con su RUT, razón social y giro.
2. Registra la condición de pago habitual: es la que propone el vencimiento por defecto al ingresar sus facturas.
3. Carga los datos bancarios (banco, tipo de cuenta, número, correo para el comprobante). Son los que alimentan la nómina de pago electrónico; un dígito mal cargado aquí es un pago devuelto después.
4. Mantén una sola ficha por RUT. Duplicar un proveedor fractura su estado de cuenta y esconde saldos.

Cómo registrar una factura de compra

El ingreso del documento es el punto donde se decide si tu control por pagar va a estar limpio o no:

1. Selecciona el proveedor e ingresa el documento (factura, nota de crédito o débito) con su número, fecha y montos (neto, IVA, exento, total).
2. Si la factura llegó como factura electrónica de compra (DTE), recíbela desde la recepción de documentos electrónicos en lugar de digitarla a mano: reduce errores de tipeo y deja trazabilidad con el SII.
3. Si el documento nace de una orden de compra (OW), referéncialo a la orden para que la conciliación entre lo pedido, lo recibido y lo facturado sea automática.
4. Verifica la fecha de vencimiento que propone la condición de pago antes de grabar. Ese dato es el que después ordena toda tu programación de pagos.
5. Recuerda el acuse de recibo (Ley 19.983): aceptar o reclamar la factura dentro del plazo legal fija cuándo se vuelve exigible y habilita su eventual cesión en el registro del SII. Deja el acuse como parte del flujo de recepción, no como un pendiente suelto.

Cómo programar los pagos de la semana

En vez de pagar factura por factura a mano, PW te deja seleccionar qué vas a pagar y consolidarlo:

1. Revisa el informe de documentos por pagar por rango de vencimiento (lo que vence esta semana, lo vencido, lo próximo).
2. Selecciona los documentos a pagar según tu disponibilidad de caja, priorizando los que ofrecen descuento por pronto pago o los que ya están vencidos.
3. Agrupa los documentos de un mismo proveedor en un solo pago cuando corresponda, para no emitir tres transferencias donde basta una.
4. Deja la selección lista para que quien autoriza revise el monto total antes de emitir. Ese corte entre “quien arma” y “quien aprueba” es tu mejor defensa contra el pago duplicado.

Cómo emitir cheques y pagos electrónicos

Con los documentos ya seleccionados, defines el medio de pago:

1. Cheque: elige la cuenta corriente, emite el cheque contra los documentos seleccionados y registra su número y fecha. PW deja el cheque asociado a lo que canceló, no como un egreso suelto.
2. Pago electrónico (nómina bancaria): genera el archivo de nómina en el formato del banco con el que operas y súbelo al portal de pagos de ese banco. El sistema arma el archivo desde los datos bancarios de cada ficha; tú solo lo cargas y lo autorizas en el banco.
3. Al confirmar el pago, PW rebaja los documentos del estado por pagar. No marques pagos “por fuera”: si el egreso no queda en el sistema, tu estado de cuenta y tu conciliación quedan mintiendo.

Cómo conciliar la cartola bancaria

La conciliación es lo que confirma que lo que crees que pagaste efectivamente salió del banco:

1. Ingresa o importa la cartola del período.
2. Cruza los movimientos de la cartola contra los cheques y transferencias registrados en PW.
3. Investiga las diferencias: cheques girados y no cobrados, cargos del banco (comisiones, impuestos) no registrados, o abonos por identificar.
4. Deja la conciliación cerrada antes de proyectar flujo de caja: un saldo bancario sin conciliar arrastra el error a todo lo que venga después.

Cómo proyectar el flujo de caja

Con lo por pagar al día y la caja conciliada, PW proyecta hacia adelante:

1. Toma los vencimientos de documentos por pagar como salidas esperadas.
2. Súmale las entradas esperadas (si integras con cobranzas) y el saldo bancario actual.
3. Revisa la proyección por fecha para anticipar los días de estrechez y decidir con tiempo qué pago mueves o qué línea usas. El flujo de caja sirve para decidir antes, no para explicar después.

Problemas comunes y cómo resolverlos

El pago electrónico fue rechazado por el banco. Casi siempre son datos bancarios errados en la ficha del proveedor (número de cuenta, tipo de cuenta o banco). Corrige la ficha y regenera la nómina; no la edites a mano sobre el archivo.

Una factura aparece como pendiente cuando ya la pagaste. Revisa si el pago se registró “por fuera” del sistema o si quedó asociado a otro documento. El estado por pagar solo se rebaja cuando el pago se confirma dentro de PW.

La conciliación no cuadra por poco. Suele ser un cargo del banco (comisión, IVA sobre comisión, impuesto al giro) que llegó en la cartola pero nunca se registró como egreso. Ingresa ese movimiento y vuelve a conciliar.

El proveedor tiene saldos que no reconoces. Verifica que no exista la ficha duplicada por dos RUT distintos o dos razones sociales. Consolidar proveedores duplicados es delicado; conviene hacerlo acompañado antes de que crezca.

La empresa aparece bloqueada. Ocurre cuando una sesión quedó abierta de forma anormal (corte de red, cierre forzado). Un usuario con permisos libera el bloqueo desde la administración de conexiones. Si se repite en tu instalación, es señal de un problema de infraestructura, no del módulo.

Cómo se integra PW con el resto del ERP

• OW (Órdenes de Compra): la factura de compra se referencia a la orden, permitiendo el cruce entre lo pedido, lo recibido y lo facturado antes de pagar.
• CW (Contabilidad): la centralización traspasa a la contabilidad tanto el gasto y el IVA crédito de las facturas como los egresos de tesorería, cuadrando lo financiero con lo contable.
• Registro de Compras del SII: las facturas electrónicas recibidas alimentan el registro de compras; mantener el acuse de recibo al día evita descuadres entre lo que declaras y lo que tienes cargado.

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Preguntas frecuentes

¿PW se integra con la facturación electrónica del SII? Sí. Recibe facturas de compra electrónicas y notas de crédito/débito, y esa recepción alimenta tu registro de compras. El acuse de recibo (Ley 19.983) forma parte del flujo.

¿Puedo separar quién arma los pagos de quién los autoriza? Sí, y deberías. Con perfiles y permisos defines que un usuario seleccione documentos y otro apruebe el pago. Es el control más simple contra pagos duplicados o no autorizados.

¿Cómo se pagan varios proveedores en una sola operación? Seleccionas los documentos por pagar y generas una nómina de pago electrónico que el banco procesa como un archivo. No emites transferencia por transferencia.

¿PW me dice si me alcanza la caja para la semana? El flujo de caja proyecta los vencimientos por pagar contra tu saldo bancario y las entradas esperadas. Para que sea confiable, necesitas la conciliación bancaria al día.

¿Qué pasa con mis saldos de proveedores si migro a Softland? Los saldos y datos maestros de proveedores se migran; el detalle histórico suele conservarse en el sistema anterior como respaldo. Es un proyecto que conviene hacer acompañado — nuestro equipo de soporte lo ha hecho muchas veces.

Conclusión

Dominar PW no es memorizar pantallas: es mantener limpio el ciclo por pagar (ingreso del documento → vencimiento → selección → pago → conciliación) y usar el flujo de caja para decidir antes de que aprieten los vencimientos. Con las fichas bancarias correctas, el acuse de recibo al día y la caja conciliada, dejar de pagar dos veces o de perder un descuento por pronto pago pasa a ser la norma, no la suerte.

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ERPSync · Softland con Claude

Preguntarle esto mismo a tu Softland

Todo lo anterior son pantallas y menús. Hay otra forma de llegar al mismo dato: conectar tu Softland a Claude y preguntar en lenguaje natural.

¿Qué facturas de proveedor vencen esta semana?

El conector de ERPSync corre en tu propia instalación y responde con los datos del ERP en el momento de preguntar. No es un chatbot entrenado con una copia de tu base: consulta el sistema en vivo. El alcance lo define la llave con la que autorizas —solo lectura, o también escritura para que opere— y cada consulta queda registrada.

Cómo conectar Softland con Claude →

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