SOFTLAND

Gestión

Manual del Usuario

Versión 4.421

ADVERTENCIA:

Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproducción total o parcial de él, está penada

por la Ley.

Windows es de propiedad intelectual Microsoft.

Gestión

Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. 7º de Línea 1247 - Teléfono:

3889000 - Fax: 2355432 - Providencia - Santiago - Chile. (0418)

INDICE

Parte I. Antecedentes

Generales

I. Introducción ............................................................................................................................ I-1

Características básicas del Sistema............................................................................................................................. I-1

Uso de la Documentación............................................................................................................................................. I-1

Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1

Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2

II. Servicios Softland.................................................................................................................II-1

Soporte ........................................................................................................................................................................ II-1

Capacitación ................................................................................................................................................................ II-1

Visite Nuestra Página WEB. ........................................................................................................................................ II-2

Parte II. Descripción de los

Procesos del Sistema

1. Instalación ............................................................................................................................. 1-1

1.1 Antes de Comenzar ............................................................................................................................................... 1-1

1.2 Al Terminar la Instalación ...................................................................................................................................... 1-1

1.3 Recomendaciones de Implementación ................................................................................................................. 1-2

1.4 Requisitos de Instalación....................................................................................................................................... 1-2

1.5 Instalando las Tablas de SQL................................................................................................................................ 1-3

1.6 Registro e Instalación de Componentes................................................................................................................ 1-6

1.7 Ingresando a Gestión .......................................................................................................................................... 1-14

2. Seguridad. ........................................................................ .....................................................2-1

2.1 Definición de Usuarios........................................................................................................................................... 2-2

2.2 Definición de Perfiles ............................................................................................................................................. 2-6

2.3 Cambio de Password............................................................................................................................................. 2-8

2.4 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 2-9

3. Ventas .................................................................................................................................... 3-1

3.1 Ventas.................................................................................................................................................................... 3-1

3.2 Margen de Venta ................................................................................................................................................... 3-6

3.3 Consultas Paramétricas....................................................................................................................................... 3-10

3.4 Presupuestos de Ventas...................................................................................................................................... 3-15

3.5 Margen de Contribución por Producto................................................................................................................. 3-20

3.6 Comparativo por Bodegas; Ventas y Stock......................................................................................................... 3-23

Gestión

4. Finanzas................................................................................................................................. 4-1

4.1 Resultados............................................................................................................................................................. 4-1

4.2 Saldos .................................................................................................................................................................... 4-4

4.3 Control Presupuestario .......................................................................................................................................... 4-6

4.4 Flujo de Caja.......................................................................................................................................................... 4-8

4.5 Consultas Paramétricas....................................................................................................................................... 4-11

4.6 Permisos por Centro de Costo ............................................................................................................................ 4-16

5. Stock ............................................................................................................................... .......5-1

5.1 Consulta de Stock.................................................................................................................................................. 5-1

5.2 Consultas Paramétricas....................................................................................................................................... 5-10

6. Cliente .................................................................................................................................... 6-1

6.1 Ficha Cliente.......................................................................................................................................................... 6-1

6.2 Consultas Paramétricas......................................................................................................................................... 6-7

7. Cubos Olap............................................................................................................................ 7-1

7.1 Presupuesto Operacional ...................................................................................................................................... 7-2

7.2 Estado de Resultados............................................................................................................................................ 7-4

7.3 Ventas.................................................................................................................................................................... 7-5

8. Alarmas.................................................................................................................................. 8-1

8.1 Alarmas de Gestión ............................................................................................................................................... 8-1

8.2 Control de Responsables .................................................................................................................................... 8-11

9. Informes................................................................................................................................. 9-1

9.1 Visor de Informes................................................................................................................................................... 9-1

10. Gestión para Pocket PC ................................................................................................... 10-1

10.1 Resultados......................................................................................................................................................... 10-3

10.2 Consulta de Ventas ........................................................................................................................................... 10-5

10.3 Ficha de Clientes ............................................................................................................................................... 10-6

10.4 Stock de Productos.......................................................................................................................................... 10-10

Parte III. Apéndices

Apéndice A. Operación Básica .............................................................................................. A-1

A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1

INTRODUCCION I-1

I. Introducción

Softland a la vanguardia en tecnología, ha creado Gestión, un software que opera vía Internet que permite tener acceso rápido y

oportuno a consultas desde cualquier lugar a los avances en las ventas y resultados financieros de su empresa.

Además, al contar con la herramienta de Activación de Alarmas podrá llevar un control de Inventarios, Saldos de Cuentas,

Documentos Vencidos, etc.

Características Básicas del Sistema

• Permite informarse en todo momento del avance de las ventas.

• Efectúa un análisis de los márgenes de ventas realizadas en distintos períodos.

• Alto nivel de seguridad por: Usuarios, Perfiles y Procesos.

• Permite visualizar rápidamente el avance del resultado del mes, así como de los meses anteriores, y obtener gráficos de

comportamiento.

• Se podrán analizar los saldos de las cuentas, ya sea a último nivel o consolidados a niveles superiores, al detalle que se

requiera, navegando a través de los distintos niveles de las cuentas.

• El Control Presupuestario se podrá solicitar a nivel Global de la Empresa a nivel de Area de Negocio o incluso a nivel de

Centros de Costos.

• Los análisis de Stock se podrán efectuar en un determinado período, ya sea para el global de la empresa o para una

sucursal específica.

• Permite un exhaustivo análisis del Presupuesto Operacional, del Estado de Resultado y de las Ventas, visualizados desde

distintos puntos de vista, la información podrá ser enviada a Excel, desde donde además podrá ser manejada a través de

tablas dinámicas.

• Las alarmas son definidas por los usuarios, en base a ciertas condiciones que se desea que se informen cuando ocurran,

indicando en cada caso los responsables a los cuales se le deberá enviar un correo informativo.

Uso de la Documentación

La documentación de

Gestión

, consiste en un Manual del Usuario.

El propósito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.

Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aquí planteados, logrará un mejor provecho de este material y de las ventajas

que trae consigo este sistema.

Convenciones

Este Manual de Usuario está estructurado en cuatro partes:

Referencias Generales del Sistema.

Capítulos I al III.

Aborda aspectos generales tales como: Introducción, Licencia y Garantía, Servicios Softland.

I-2

Gestión

Descripción de los Procesos del Sistema.

Capítulos 1 al 2.

Comprenden la descripción de los procesos que permiten llevar a cabo la Instalación, puesta en marcha y el control de ingreso al

sistema.

Capítulos 3.

Describen paso a paso la aplicación de cada uno de los procesos manejados por el sistema.

Apéndices.

Apéndices A

Contiene la descripción de los Comandos utilizado por el sistema.

Recomendación para el uso del Sistema y de este Manual

Para una mejor comprensión y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje

leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por el Apéndice A, luego los capítulos I al III y continuar

en forma progresiva con la lectura de los capítulos siguientes.

SERVICIOS SOFTLAND II-1

II. Servicios Softland

Softland tiene a disposición de los usuarios de sus sistemas una serie de servicios que se detallan a continuación:

Soporte

Permite a los usuarios acceder a un centro de consultas a través de las siguientes vías:

Contrato de Soporte: Usted podrá acceder a 2 tipos de contrato, conforme a los requerimientos de su empresa:

• Plus: considera consultas telefónicas, vía Web y correo electrónico, ilimitadas. Además de las nuevas versiones de

software que se liberen durante la vigencia del contrato.

• Premium: contempla, además de los beneficios del contrato anterior, atención personalizada con visitas a terreno de

nuestros analistas.

Consulta Telefónica Directa: si usted no cuenta con contrato, podrá llamar al:

122 700 2400*

*Consulte costo de facturación por segundo al 3889000

Soporte Terreno: asesorías en oficina del cliente o en nuestras oficinas, con costo.

Internet: (sólo clientes con contrato)

Para Contratos de Soporte, comuníquese con un Ejecutivo Comercial, llamando al teléfono: 3889000

Capacitación

El área de Capacitación está abocada a entregar las herramientas necesarias para la puesta en marcha de los sistemas

administrativos Softland, ofreciéndole a sus clientes distintas alternativas de capacitación para su personal, con el fin de lograr un

conocimiento cabal de la operatoria y objetivos de ellos, llevándolo a optimizar en un 100% el uso de los sistemas.

Cursos Sistemas Administrativos Softland:

• En nuestras oficinas, con cobertura SENCE.

Características:

• Cursos intensivos teórico-prácticos, parte desde el nivel más bajo en el sistema, trabajando siempre sobre la última versión.

• Cobertura SENCE.

• Material de apoyo a los alumnos, consistente en un apunte con toda la materia del curso y guías de ejercicios para su aplicación.

• Se otorga un Diploma a todas aquellas personas que cumplan con los requisitos mínimos de un 70% de aprobación y un 100%

de asistencia en las sesiones teóricas.

Asesorías por Hora

• Consisten en la asistencia técnica en su empresa o en nuestras oficinas, con el propósito de dar solución a inquietudes de

operatoria, puesta en marcha y explotación de los sistemas.

• El cliente podrá contratar la cantidad de horas que estime conveniente.

II-2

Implementaciones

• Consiste en la puesta en marcha de los sistemas en la empresa del cliente.

• El trabajo se realiza en sesiones previamente determinadas y con la participación activa del personal de la empresa que hará uso

del sistema.

• En cada sesión se asignan tareas que deben ser desarrolladas por el personal correspondiente y serán revisadas en la sesión

siguiente.

Para inscribirse u obtener mayores informaciones, comunicarse con el Area de

Capacitación Softland, al teléfono: 3889000.

Visite nuestra página WEB, en Internet

WWW.SOFTLAND.CL

A través de un creativo diseño, la interfaz de la homepage de Softland, ofrece a quienes la visiten todo tipo de informaciones y

servicios, los cuales se actualizan permanentemente con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes:

Al navegar a través de la página WEB de Softland, el visitante tendrá a su disposición información respecto a:

* Productos

Seleccionando esta opción, se podrá obtener información acerca de todos los productos ofrecidos por Softland, sus

características, informes que proporcionan y requerimientos.

* Capacitación

Podrá informarse acerca de los temarios, horarios y precios sobre los cursos de capacitación que ofrece Softland a sus clientes.

* Soporte

Podrá conocer los servicios y contratos ofrecidos por este Departamento.

* ¿Quiénes Somos?

A través de esta opción encontrará, entre otras cosas, una completa definición de la empresa, su sistema de calidad y su

estructura organizacional.

Junto a todo lo anterior, podrá acceder directamente a las distintas líneas de productos para: Grandes Empresas, Medianas y

Pequeñas, así como Pequeñas y Micro.

Además podrá mantenerse informado acerca de las actividades de la Empresa, accediendo directamente a las noticias

desplegadas en la sección identificada con este mismo nombre.

También podrá contar con una sección de servicios, donde tendrá a su disposición las opciones: ¿Dónde Comprar?, Acceso

Clientes, Registro de Productos, Contáctenos, ¿Busca Personal?, Cobertura SENCE, Mapa del Sitio y Trabajo.

INSTALACION 1-1

1. Instalación

El presente documento tiene como propósito guiarlo a través del proceso de instalación del software Gestión, indicando

paso a paso los aspectos relevantes para llevar a cabo una implementación exitosa.

Antes de empezar con la instalación lea detenidamente este documento.

1.1 Antes de Comenzar

Durante el proceso de instalación que va ha comenzar su sistema operativo y las configuraciones propias del IIS sufrirán algunos

cambios, es por esta razón que debe tomar medidas preventivas en caso de que algo fallara poder volver su sistema al estado

inicial. El nivel de riesgo depende en gran medida de la función actual del servidor en el cual va ha instalar la aplicación.

Antes de comenzar haga un backup de su sistema y consérvelo en lugar seguro de manera que pueda utilizarlo para restaurarlo en

caso de fallo.

Este documento asume que:

1. Usted tiene en su poder el CD de instalación del producto Gestión.

2. El computador en donde va ha hacer la instalación cumple con los requisitos mínimos que se describen mas adelante en

este documento en “Requisitos de Instalación”

3. Usted conoce el nombre y la contraseña de un usuario con permisos de administración en el computador donde va ha

instalar el producto.

4. El Computador donde va ha instalar el producto esta conectado a la red interna o a Internet.

5. El computador donde va ha instalar el producto es un servidor Web o esta habilitado para serlo.

1.2 Al Terminar la Instalación

Después de finalizado el proceso de instalación usted estará en capacidad de:

1. Utilizar el explorador de Internet para ingresar a la aplicación Gestión.

2. Definir los usuarios.

3. Iniciar la Gestión de la(s) empresa(s).

4. Se creará una estructura Física de directorios consistente en dos carpetas: %Unidad destino\GESTION y %Unidad

destino\Softland\programa\WG. La carpeta %Unidad destino\GESTION contendrá los archivos necesarios para que IIS

trabaje adecuadamente. La carpeta Unidad destino\Softland\programa\WG contendrá los archivos de base de datos y de

programa del producto.

5. Se creará un Directorio Virtual en el árbol del IIS. Bajo el Web Site que usted seleccione durante la instalación y que se

encontrará bajo el nombre GESTION.

6. El programa de instalación registrará las componentes del sistema (Ver MMC) bajo el nombre Aplicaciones Softland -

WG.

1-2 Gestión

1.3. Recomendaciones de Implementación

 El ambiente óptimo de instalación es una empresa que dispone de un servidor Web y de un servidor de bases de datos

independientes y a los cuales se les ha incorporado la seguridad necesaria para que los usuarios internos y externos a la

empresa puedan ingresar ya sea vía Intranet o vía Extranet.

 Dado que el proceso de instalación ejecuta diversas operaciones con los servicios y aplicaciones propias del sistema

Operativo es recomendable ejecutar la instalación durante horas de baja operación del servidor de tal manera que no

impacte negativamente la productividad de los usuarios conectados.

 Si tienen instalado algún producto Antivirus deshabilítelo mientras dura la instalación. La mayoría de Antivirus controlan

los cambios en archivos de sistema y registro de aplicaciones, esta tecnología puede llegar a impedir que los cambios

requeridos en el registro del sistema se produzcan correctamente.

 Es importante que el computador en donde se va ha realizar la instalación tenga las actualizaciones de seguridad y los

Service Pack recomendados por Microsoft de tal manera que su funcionamiento sea óptimo y no esté expuesto a fallas

eventuales en las componentes del sistema.

1.4. Requisitos de Instalación

 SQL 2008/2012/2014

 Conexión Internet / Intranet

SI ES INTERNET:

Se requiere una conexión dedicada (no telefónica) a Internet con IP pública fija. Existen ciertos enlaces del tipo ADSL O

XDSL que no son compatibles con esta solución, en especial aquellas instalaciones que salen a Internet mediante un

MODEM de marca “ARESCOM”. Si existe un firewall o proxy, el puerto 80 TPC debe estar abierto de entrada y salida.

 Servidor Web con Sistema Operativo Windows Server 2008 o superior.

 Aplicación IIS (Internet Information Server) instalado.

 Servidor de Datos (se recomienda separado del Servidor Web).

 Los requerimientos de hardware estarán dados por las exigencias óptimas que Microsoft recomienda para cada uno de

sus Aplicaciones (Windows, Office, SQL, Terminal Server) , para ver estos requerimientos refiérase a la página

www.microsoft.com..

 Tener sistema Softland ERP.

INSTALACION 1-3

1.5 Instalando las Tablas de SQL

Debe hacer clic en WG –Programa de Configuración como se indica en la siguiente figura:

Figura Nº 1

En esta parte del proceso el programa de instalación busca un servidor de bases de datos SQL o un cliente SQL para

empezar a crear las tablas del sistema. Si usted es usuario de alguno de estos sistemas el programa de instalación

utilizará SQL, en caso, contrario se desplegará la siguiente pantalla informándole que debe instalar SQL Express.

Figura Nº 2

Al presionar SI, se desplegara la siguiente ventana en donde deberá indicar una contraseña para el usuario SA del SQL Express que

esta instalando.

1-4 Gestión

Al presionar Aceptar, podrá seguir con el proceso de instalación de SQL Express

NOTA: Si desea tener más información acerca del uso y actualizaciones de SQL Express consulte la documentación en

www.microsoft.com

El programa de instalación informa la instalación de componentes.

INSTALACION 1-5

Luego de unos minutos habrá finalizado esta segunda fase de la instalación y usted estará ahora en condiciones para configurar Gestión

1-6 Gestión

1.6 Registro e Instalación de Componentes

Esta fase del programa de instalación tiene como objetivo definir los parámetros y el modo de operación de su producto Gestión.

Este proceso podrá repetirlo tantas veces como empresas quiera gestionar ingresando a WG –Programa de Configuración tal y

como se indica en la Figura N1 del capítulo anterior.

En la pantalla de Bienvenida podrá Gestionar una Empresa, Eliminar Empresa, Cambiar Servidor de Empresas, Cambiar

Servidor de Acceso a Datos (WICONTROL), Cambiar Servidor de Correos, Seleccionar el Directorio de la Licencia y

Actualizar Password Usuario Administrador, seleccionada la opción haga clic en el botón Siguiente.

Figura Nº 1

Gestionar una Empresa

En la siguiente pantalla debe seleccionar la Base de Datos a gestionar por Gestión. La figura Nº 2 ilustra el evento en que Ud

selecciona la Base de Datos de su empresa.

Figura Nº 2

INSTALACION 1-7

Seleccione la Base de Datos que corresponda y haga clic en Siguiente.

En la siguiente pantalla el programa de instalación solicita la ubicación y el usuario con permiso para tener acceso a la base de

datos de control (WICONTROL).

La base de control contiene el registro de seguridad de las empresas creadas en su organización y puede estar o no en el

mismo servidor de base de datos. Consulte al administrador del sistema por la ubicación de la base control.

Si usted no tiene instalada una empresa o no quiere que la base de control este ubicada en otro servidor entonces en la

pantalla que se muestra a continuación debe hacer clic en Siguiente.

Figura Nº 3

Finalizado el proceso de autenticación de la Base de Datos de Control el programa de instalación mostrará un resumen con la

información de la(s) empresa(s) que se va(n) a gestionar.

Figura Nº 4

1-8 Gestión

 Seleccione la ruta en donde se copiaran los archivos de sistema.

 Seleccione la unidad de CDROM en donde esta colocado el CD de instalación de Gestión.

 Seleccione el nombre del sitio Web donde se instalará el producto: Si el computador en donde esta instalando el producto

es un servidor Web entonces debe especificar aquí la ruta del sitio de su empresa. En caso contrario seleccione “Default

Web Site”.

Haga clic en siguiente para continuar.

Figura Nº 5

A continuación deberá ingresar información concerniente al servidor de correo (SMTP o POP3), para lo cual deberá indicar el

Servidor y Nº de Puerto a considerar.

Dado que va a registrar un componente en el Servidor Web, IIS solicita en este punto las credenciales de un usuario con permisos

de administración en el equipo actual para poder hacer el registro de componentes.

Antes de finalizar la instalación, usted debe seleccionar desde el combo disponible en este paso, la cuenta de correo (cuenta de

correo existente) con el cual desea que se envíen los correos de Gestión, para dar comienzo a estos procesos y terminar con la

instalación de Gestión presione el botón FINALIZAR.

INSTALACION 1-9

Importante:

Sr. Usuario: el sistema contempla el funcionamiento con cuentas de correo SSL (Secure Sockets Layer),

Las cuentas por defecto que trae el sistema es Gmail y Yahoo, si se desea agregar otra cuenta distinta, debe seleccionar

Configuración Personalizada.

Figura Nº 6

Es importante señalar que durante la finalización de los procesos mencionados, la aplicación Setup levanta una ventana de

autentificación en donde Ud. debe ingresar el Dominio y los datos de Usuario válidos de la Red.

IMPORTANTE

 Si su sistema operativo tiene activado el Control de cuentas de Usuario, se requerirá que usted ejecute el archivo

AppPools32.BAT, ubicado en C:\Program Files (x86)\Common Files\Softland con la opción “Ejecutar como

Administrador” (botón derecho del mouse), tal como se muestra en el siguiente mensaje:

FELICITACIONES...... Ha concluido con éxito el proceso de Instalación de Gestión, ahora usted y su empresa cuentan con una

poderosa herramienta de Gestión. Ahora que esta listo, usted querrá empezar a utilizar su nuevo software, no olvide que debe

activar el sistema.

1-10 Gestión

Figura Nº 8

Eliminar Empresa

Permite deshabilitar una empresa del Sistema de Gestión, seleccione la empresa que desea eliminar y pulse el botón Aceptar, el

sistema solicitará confirmar la eliminación Ver Figura Nº 9

Figura Nº 9

Cambiar Servidor de Empresas

Esta opción permitirá cambiar el Servidor de Base de datos donde residen sus empresas en caso que desee seleccionar o crear

empresas en otro Servidor distinto al que tiene definido.

Al ingresar a la opción aparecerá la pantalla indicada en la figura N° 10.

INSTALACION 1-11

Figura N° 10

En esta pantalla deberá indicar los siguientes datos:

Actual Servidor: Se despliega el Servidor o la lista de servidores que tiene definido para trabajar con los sistemas Softland.

Con el botón usted podrá hacer una búsqueda de los servidores disponibles en su red, la búsqueda de los servidores dependerá

directamente de la correcta configuración de red.

Nuevo Servidor: En este campo usted podrá ingresar manualmente o seleccionar de la lista el nombre del Servidor de Base de

Datos por el que reemplazará su Actual Servidor.

Ingrese Password del administrador ‘sa’: En este campo deberá ingresar la password del login ‘sa’ del motor de BD de

nuevo Servidor de Empresas a definir, si usted desconoce la password intente dejar en blanco este campo, si el sistema le indica

que no es la password correcta. entonces comuníquese con el administrador de sus sistema para que le provea la password

necesaria para ejecutar este proceso.

Clave Sistema: En este campo deberá ingresa la Clave del sistema en el que está realizando este proceso, la clave es la que viene

en la tarjeta de registro de productos que Softland entrega junto a los sistemas para su activación.

Sr. Usuario:

Si necesita tener más de un Servidor de Empresas disponible para su aplicación deberá comunicarse con su ejecutivo

comercial Softland.

Cambiar Servidor de Acceso a Datos (WICONTROL)

Permite seleccionar el nuevo servidor de Acceso a Datos WICONTROL

Importante:

Si existe una WICONTROL en el Servidor de Destino, el sistema no actualizará ningún dato; de lo contrario si no existe, se creará

y se copiarán los datos de la anterior.

1-12 Gestión

Actual Servidor: Se despliega el nombre del Servidor de acceso de datos de control (WICONTROL) definido para trabajar con

los sistemas Softland.

Servidor Destino: Indique el Servidor destino

Con el botón usted podrá hacer una búsqueda de los servidores disponibles en su red, la búsqueda de los servidores dependerá

directamente de la correcta configuración de red.

Contraseñas de acceso

Usuario SOFTLAND (Servidor Destino): Ingrese la contraseña de autentificación Servidor de Destino

Sa (Servidor Destino): Indique la contraseña del Administrador de SQL

Importante:

Si en el Servidor destino ya existe una Base de Datos WICONTROL sólo se realizará la vinculación a la misma, en caso

contrario se creará una WICONTROL con los datos de la Base de Datos actual.

Cambiar Servidor de Correos

Permite configurar una cuenta de correo SSL.

INSTALACION 1-13

Selección del Directorio de Licencia

Permite seleccionar el directorio donde se encuentra instalado el servidor de licencia Softland, al optar el botón de búsqueda el

sistema mostrará una pantalla donde podrá seleccionar el directorio requerido, tal como se muestra a continuación:

Actualizar Password Usuario Administrador

Esta opción permite actualizar la Password del Administrador en caso que haya sido modificada, al seleccionar este botón el

sistema desplegará una nueva pantalla indicando que la configuración del servidor de Componentes requiere que se establezca la

autentificación de un usuario de la red con privilegios de administrador. Para esto deberá ingresar el usuario de la red, la contraseña

del usuario y el dominio al cual pertenece, tal como se muestra en la siguiente figura.

Importante:

Si no posee Dominio coloque el nombre del Equipo.

Indicada la información, seleccione el botón Aceptar.

Sr. Usuario:

Para mayor información acerca de la instalación del servidor de Licencia Softland, consulte la Guía de Instalación

proporcionada por Softland.

1-14 Gestión

1.7 Ingresando a

Gestión

A continuación se explican los métodos de ingreso al sistema. Tenga en cuenta que el método de ingreso cambia dependiendo de si

usted está en la Intranet o en la Extranet.

1. Para conectarse desde cualquier computador de la red utilice Internet Explorer Versión 5.5 o Superior e ingrese la ruta

http://nombre del servidor/gestion. Donde Nombre de servidor hace referencia al nombre Netbios del computador donde

instaló Gestión o en su defecto la dirección IP.

Ejemplo: Asumimos que nuestra aplicación se encuentra instalada en el equipo Venus que tiene la IP 192.168.0.8 y que

queremos conectarnos desde una estación de trabajo en el departamento de ventas. La ruta que deberíamos ingresar en la

estación de trabajo es http://192.168.0.8/gestion o http://venus/gestion.

Para mejorar la velocidad de acceso a la aplicación es recomendable adicionar una entrada en su servidor DNS para el

servidor Gestión.

El sistema solicita un nombre de usuario y password válidos en la red.

2. Para Conectarse desde la Extranet utilice Internet Explorer Versión 5.5 o superior e ingrese la ruta http://www.nombre del

sitio/gestion. Donde nombre de sitio hace referencia al nombre DN registrado en Nic para el sitio de su empresa o en su

defecto la IP pública de su servidor WEB.

Ejemplo: Asumimos que el sitio de la empresa es www.miempresa.cl y que la dirección IP pública asignada por el

proveedor de Internet para este servidor es 200.27.120.60. Si usted quiere conectarse desde un lugar que se encuentra

fuera de las dependencias de su empresa debe ingresar a través de Internet Explorer Versión 5.5 o superior a la dirección

http://www.miempresa.cl/gestion o http://200.27.120.60/gestion

El sistema solicita un nombre de usuario y password válidos en la red, como se muestra en la Figura Nº 1.

La configuración de seguridad depende de los parámetros configurados en IIS para su sitio Web.

Figura Nº 1

SEGURIDAD 2-1

2. Seguridad

Objetivo

Administrar el control de ingreso de los usuarios, a las distintas opciones del sistema.

A través de esta opción, el usuario principal podrá definir permisos de acceso a los usuarios secundarios para los distintos procesos

del sistema asignándole para ello una password o clave de ingreso.

Los sistemas Softland ERP, están concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:

• La definición de un “Usuario Principal” o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para

ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).

• La definición por parte del Usuario Principal, de “Usuarios Secundarios” o “Perfiles de Usuarios” a los cuales dará

permisos de acceso a determinados procesos del sistema.

• La “Creación de una password secreta” de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios.

• “Cambio de password” para todos los Usuarios del sistema.

Operatoria

Al seleccionar la opción Seguridad, se despliega un menú de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura Nº 1).

Figura Nº 1

2-2

2.1 Definición de Usuarios

Objetivo

Este proceso permite definir a los distintos usuarios que tendrán acceso al sistema y señalar aquellos procesos a los cuales tendrán

acceso.

Las personas autorizadas a modificar los Permisos, es el Usuario Principal y aquellas que se les asigne permiso a esta opción.

Es conveniente antes de ingresar a este proceso, definir previamente los Perfiles (Ver punto 2.2) puesto que la asignación de

permisos a los usuarios se puede realizar en forma individual o bien, asignarlos a determinados perfiles, facilitando así el

manejo del sistema..

Operatoria

La información que solicita este proceso por cada uno de los usuarios que harán uso del sistema, es la siguiente. Ver Figura Nº 1

Figura Nº 1

Por ejemplo como código se puede ingresar la sigla PQN, la cual representa el nombre del usuario Pablo Quiroz Núñez.

Nombre: Se ingresa el nombre completo del usuario.

Email: Se indica el Email del usuario, en caso que corresponda.

Area de Negocio: Si la empresa trabaja bajo esta modalidad en los sistemas Softland ERP, se podrá indicar el Area al cual

pertenece el usuario.

Foto: Se podrá agregar la fotografía del Usuario.

Para ello, al hacer clic sobre Foto se abrirá una ventana solicitando el nombre y la ubicación donde se encuentra el archivo

deseado. Ver Figura Nº 2

SEGURIDAD 2-3

Figura Nº 2

Perfiles y Permisos de los usuarios.

Para la asignación de los permisos el sistema ofrece dos modalidades, la primera es hacerlo en forma individual es decir por

usuario o bien, designarle un Perfil determinado con lo cual pasa a tener automáticamente todos los permisos asociados a dicho

perfil.

Al optar por Permisos se desplegará una ventana con la lista de todos los procesos del sistema en donde el usuario Principal

podrá otorgar los permisos correspondientes, asignando para ello un check frente a cada proceso autorizado. Ver Figura Nº 2.

Figura Nº 2

Si los permisos van a ser otorgados por Perfil, previamente se deben definir los perfiles con anticipación. (Ver capítulo 2.2

Definición de Perfiles).

Al optar por Perfiles, se despliega una ventana con dos matrices, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles asignados. Ver

Figura Nº 3.

2-4

Figura Nº3

En la ventana del lado izquierdo aparece la lista con todos los perfiles que fueron creados en el sistema mientras que en la derecha

irán apareciendo los permisos que sean atribuidos al usuario en definición.

Para ello se elige el perfil deseado en la ventana “Disponibles” y luego se selecciona el botón con lo cual quedará

automáticamente asignado en la ventana “Perfil Asignado” y por el contrario, si se desea eliminar una asignación determinada, se

selecciona éste desde la ventana Perfil Asignado y luego con el botón pasará a la lista de Perfil Disponible.

En la Figura Nº 2 también se tienen las opciones de Global y Usuario. La primera de ellas nos ofrece la posibilidad de visualizar

todos los permisos asignados tanto como Perfil o uno a uno y la opción Usuario permite además de visualizar los permisos

asignados a los usuarios en forma individual, realizar modificaciones.

Modificación de un Usuario

Se podrá modificar cualquier antecedente de la ficha del usuario, a excepción de su login, como también aquellos permisos que

fueron otorgados.

Eliminar un usuario

Se podrá eliminar cualquier usuario del sistema siempre y cuando no tenga eventos asociados, ya que en este caso, se enviará por

pantalla el mensaje de la Figura Nº 4.

Figura Nº 4

SEGURIDAD 2-5

En la ventana de Definición de usuarios se podrán visualizar los siguientes botones en la parte inferior de la pantalla, cuyas

funciones se describen a continuación.

Copiar a: Permitirá copiar todos los permisos que fueron asignados a un usuario determinado en otro que reúna las mismas

cualidades o características.

Para ello se deberá seleccionar primeramente aquel usuario al cual se le requiere copiar sus permisos y luego con el botón se

abrirá una ventana para realizar el ingreso de los antecedentes del usuario en definición.

Perfiles: Se podrá asignar en forma rápida el o los perfiles asociados a los usuarios.

En forma análoga a lo ya descrito anteriormente, si los permisos van a ser otorgados por perfil, antes de realizar este procedimiento

se deben definir los perfiles correspondientes, en el proceso Definición de Perfiles (capítulo 2.2.)

Para ello se deberá seleccionar el usuario al cual se le asignará el perfil, de la lista de usuarios del sistema y a continuación, el

botón Perfiles, con lo cual se desplegará una pantalla que incluye los permisos disponibles para realizar la asignación.

El procedimiento es el mismo que lo señalado en el punto Definiendo Usuario: asignación de Perfiles.

Permisos: Mediante esta opción se podrá consultar o modificar los permisos asignados a un determinado usuario.

2-6

2.2. Definición de Perfiles

Objetivo

Definir diferentes perfiles de acceso al sistema para luego asignar en forma ágil y rápida, a los usuarios que reúnan dichos perfiles.

Las únicas personas autorizadas para dar permisos por perfil es el Usuario Principal y aquellos que cuentan con los

permisos necesarios para ingresar a esta opción.

Operatoria

Cada Perfil será identificado mediante un Código (máximo 8 caracteres) y una descripción (máximo 40 caracteres), tal como lo

señala la Figura Nº 1.

Figura Nº 1

Como ejemplo de perfiles se pueden definir grupos de usuarios que sólo tengan acceso a Consultas dentro del sistema o usuarios

que sólo puedan digitar información, para lo cual se deberán indicar las acciones que correspondan dentro de este proceso.

Asignar un Usuario a un determinado Perfil.

Una vez creado el perfil se deberá hacer clic sobre el botón Usuarios, con lo cual se abre la ventana de la figura Nº 2.

Figura Nº 2

SEGURIDAD 2-7

El recuadro que se encuentra a la derecha de la pantalla muestra a todos los usuarios que fueron definidos en el sistema . Para

realizar la asignación se deberá seleccionar al usuario deseado y luego presionando el botón , automáticamente quedará

registrado en el recuadro que se encuentra a mano izquierda de la pantalla, como Asignado.

En caso de deshacer una asignación, se deberá hacer uso del botón , con lo cual el usuario vuelve a formar parte de la lista

de Disponibles.

Como ayuda general se encuentran los botones y que permitirán realizar las asignaciones en forma masiva.

2-8

2.3 Cambio de Password

Objetivo

Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios.

En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para

modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opción.

Operatoria

Al seleccionar esta opción se presentará una ventana, tal como señala la figura Nº 1, la que despliega toda la información referente

al usuario. Para realizar la modificación se deberá primeramente ingresar la Password Actual y luego, ingresar la nueva Password,

la que deberá ser ingresada dos veces para mayor seguridad..

Figura Nº 1

El usuario y la password son solicitados por el sistema, al momento de ingresar a la Aplicación.

SEGURIDAD 2-9

2.4 Permisos por Procesos

Objetivo

Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles.

Operatoria

Otra forma de asignar los diferentes permisos es a través de este proceso, en donde se visualiza por una parte los diferentes

procesos del sistema y a la vez, todos los usuarios definidos en el sistema, tal como se indica en la Figura Nº 1

Figura Nº 1

Cualquier proceso que se encuentre activo aparecerá marcado por un signo (VºBº) dentro de la celda.

Para dar o quitar permisos, tendrá que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo se activará (aparecerá) o se

desactivará (desaparecerá).

Un usuario o un Perfil, podrá tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, según las necesidades de la empresa.

VENTAS 3-1

3. Ventas

Objetivo

Permitir al usuario informarse en todo momento del avance de las ventas, como también efectuar un análisis de los márgenes de

ventas realizadas en distintos períodos.

Además, podrá generar de forma fácil, consultas paramétricas que podrán ser visualizadas por los usuarios del sistema, a través de

Internet, generar y capturar presupuestos de ventas.

Finalmente, podrá emitir consultas de margen de contribución por producto y comparativo por bodegas; ventas y stock.

Para el uso de estos procesos deberá tener instalado Inventario y Facturación; de lo contrario, no podrá acceder a los

procesos.

Cuando esta opción es seleccionada, se presenta un menú de bajada (ver Figura Nº1), con los procesos que podrán llevarse a cabo,

los cuales se describen a través de este capítulo.

Figura Nº 1

3.1 Ventas

Objetivo

Permite informarse en todo momento del avance de las ventas, ya sea de cada Bodega o Global de la empresa, tanto día a día como

mensualmente.

Además permite efectuar análisis de las ventas realizadas, ya sea de un cliente en particular, de un Grupo/Subgrupo o de un

producto específico, así como las ventas por vendedor, mostrando en cada uno de los casos, tanto las ventas diarias como

mensuales.

Genera gráficos de resultados en barra, líneas o puntos, para cualquiera de los análisis efectuados.

Operatoria

Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla con las ventas del período Ver Figura Nº 1.

Figura Nº1

3-2 Gestión

Junto a la información desplegada, se encuentran activos en la parte derecha de la pantalla los siguientes botones:

Permite imprimir la información visualizada en pantalla.

Permite graficar la información desplegada en pantalla, ya sea por mes o en forma acumulada.

Entrega un análisis de ventas diaria realizadas en un mes específico, permitiendo a su vez consultar los documentos

involucrados y enviar la información a una planilla Excel, tal como se muestra en la siguiente figura.

Figura Nº2

Permite filtrar la información ya sea por Cliente, Vendedor, Grupo y/o Producto obteniendo así una consulta más

concreta y específica de las ventas mensuales.

Traspasa la información a una Planilla Excel, donde podrá hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le

proporciona, para que pueda trabajar con la información conforme a sus necesidades.

Los siguientes botones se encuentran activos en la parte inferior de la pantalla de la Figura Nº 1, los cuales se describen a

continuación.

Cliente: Permite consultar las ventas que registran los clientes dentro de un mes específico o acumuladas hasta el mes

seleccionado. Ver Figura Nº 3

VENTAS 3-3

Figura Nº 3

Además esta consulta podrá ser ordenada por: Ventas Netas, Porcentaje de Ventas o por Nombre, seleccione mediante el botón

de listas desplegables lo que desea considerar.

Junto a la información desplegada se encuentran activos los botones Ventas, el cual permite consultar los saldos de ventas

mensuales del cliente seleccionado y junto a esto efectuar un análisis de ventas por grupo de productos y Documentos, el cual

permite consultar los documentos involucrados en la venta (Facturas, Facturas de Liquidación, Facturas Electrónicas, Notas de

Crédito, etc).

Vendedor: Al seleccionar este botón se desplegará un listado con los vendedores que registran ventas dentro del mes

seleccionado. Al igual que en el botón Clientes podrá consultar la información ordenada por distintos criterios y

acumulada hasta el mes seleccionado. Ver Figura Nº 4

Figura Nº 4

Grupos Se presenta una matriz “expandible” permitiéndole conocer y analizar las ventas por grupos de productos, llegando

hasta lo vendido por producto. Ver Figura Nº 5.

3-4 Gestión

Figura Nº 5

Control de Presupuesto de Ventas:

Permite analizar la información del presupuesto generado y capturado en el proceso Presupuestos de Venta. Además podrá

consultar las desviaciones y crecimientos de las ventas en términos de porcentajes con respecto a años anteriores (ver Figura Nº 6).

Figura Nº 6

Junto a la información, se encuentran activos los siguientes botones:

Permite eliminar desde la base de datos, el presupuesto consultado, el sistema solicitará confirmar la eliminación.

Nos permite visualizar gráficamente lo presupuestado v/s lo real del período (ver Figura Nº 7).

Permite traspasar la información visualizada en pantalla a una planilla Excel.

Regresa a la página anterior.

VENTAS 3-5

Figura Nº 7

Productos:

Permite consultar el detalle de los montos de los productos vendidos y el promedio de ventas que registra un mes en particular,

pudiendo llegar a consultar el detalle de un documento de venta. Ver Figura Nº 8

Figura Nº8

Comparativo Año:

Permite realizar un comparativo de ventas del período vigente v/s el período anterior.

Figura Nº9

3-6 Gestión

3.2 Margen de Ventas

Objetivo

Permite efectuar un análisis de los márgenes de ventas realizadas en distintos períodos (diario, mensual, etc), ya sea por Productos,

Cliente, Vendedor, Documento o por Bodega.

El margen de las ventas podrá solicitarse en base al costo promedio de los productos o de la última compra.

Operatoria

Al seleccionar esta opción, se despliega una pantalla (ver Figura Nº 1), donde deberá indicar la siguiente información:

Figura Nº1

Rango de Fechas: Indique el rango de fechas a considerar, las cuales podrán ser modificadas a través del botón .

Consultar Por: Seleccione a través del botón de opciones si la consulta se realizará por: Producto, Cliente, Vendedor,

Documento o por Bodega. Cualquiera sea la opción elegida podrán ser considerados todos los códigos que

registra el sistema, o bien mediante la selección de la lupa podrá considerar uno en particular.

A continuación y cualquiera sea la opción seleccionada anteriormente, deberá indicar si serán consideradas todas las bodegas

registradas en el sistema o una en particular, en este último caso ingrese el código de la bodega directamente o desde la lista que se

presenta al optar por el botón de búsqueda.

Además, seleccionando el botón de opciones, podrá indicar si desea incluir en la consulta los descuentos finales.

Indique seleccionando las cajas de chequeo la o las opciones a considerar en la consulta:

Valoriza Entradas por Devolución al Costo del Día del Despacho

Considera sólo productos Inventariables

Considera Guías de Despacho asociadas a Facturas por la Nota de Venta indicada en ambos documentos?

VENTAS 3-7

Con respecto a Notas de Crédito y Guías de Entrada por Devolución, seleccionando el botón de opciones podrá optar por lo

• Considera sólo Notas de Crédito y Guía de Entrada por Devolución emitidas dentro del rango seleccionado, aunque las

facturas referenciadas NO fueron generadas dentro del rango seleccionado.

• Considera sólo Notas de Crédito y Guías de Entrada por Devolución emitidas dentro del rango seleccionado, que

referencian a Facturas generadas dentro del rango seleccionado.

• Considera Notas de Crédito y Guías de Entrada por Devolución emitidas en cualquier fecha, que referencian a facturas

generadas dentro del rango seleccionado.

Indicada toda la información seleccione el botón Procesar para continuar con el proceso.

• Si su opción fue por Producto, el sistema levantará la siguiente pantalla.

Figura Nº 2

Dependiendo de los parámetros indicados, el sistema entregará el detalle del margen de venta, junto a esto seleccionando el botón

podrá consultar información correspondiente a los tipos de documentos generados en cada una de las ventas

realizadas, tal como se muestra a continuación:

Figura Nº 3

3-8 Gestión

Junto a la información desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: permite conocer el detalle de

cada uno de los documentos desplegados, permite traspasar la información a la aplicación Excel; para

regresar a la pantalla anterior.

• Al optar por Cliente o por Vendedor, el sistema desplegará el detalle y el margen que registran los clientes o vendedores

involucrados en la venta de un producto específico, con los montos de ventas facturadas, despachadas y su margen asociado.

Figura Nº 3

Junto a esta información se encuentran activos los botones: permite consultar el detalle de los productos vendidos;

permite conocer el detalle de cada uno de los documentos desplegados.

• Al optar por el botón Documentos podrá ver una matriz resumen con el listado de los documentos de venta consultar los tipos

de documentos generados en cada una de las ventas realizadas, además si el documento se encuentra afecto o exento a IVA,

folio del documento, fecha de emisión, nombre del cliente a quien se le emitió el documento, monto total neto desde el rango

de fechas indicado, monto total despachado, costo considerado por despacho, margen de despacho y el porcentaje de margen,

tal como se muestran en la figura Nº 4

Figura Nº 4

VENTAS 3-9

Junto a esta información se encuentra activo el botón: permitiendo conocer el detalle de cada uno de los

documentos desplegados.

• Al optar por el botón Bodegas podrá consultar el detalle de margen de venta por bodega, el sistema desplegará la información

dependiendo si opto por una en particular o consideró todas las que registra el sistema, tal como se muestran en la figura Nº5

Figura Nº 5

Finalmente, cualquiera haya sido su opción de consulta, el sistema tendrá habilitado los siguientes botones: graficar la información

vigente en pantalla a través del botón , enviar a impresión a través de , exportar la información a una planilla Excel , o

para regresar a la pantalla anterior .

3-10 Gestión

3.3 Consultas Paramétricas

Objetivo

Permite agregar y realizar de forma fácil una consulta paramétrica que podrá ser visualizada por los usuarios del sistema, a través

de Internet.

Las consultas paramétricas, están orientadas a solucionar y completar la usabilidad de ERP Softland, mediante reportes en

Microsoft Excel, Hipertexto, Cuadrículas de Consulta o Tablas Dinámicas.

Operatoria

Al ingresar a este proceso se levanta la siguiente página (ver Figura Nº 1), donde deberá indicar la siguiente información:

Figura Nº 1

Agregando una Consulta

Seleccione el botón , para crear una nueva consulta paramétrica desde una planilla Microsoft Excel, o a partir de una

Sentencia SQL.

El sistema levanta una nueva página. En ella, además de darle la bienvenida al proceso, el sistema dará a conocer las ventajas que

proporciona este asistente. Ver Figura Nº 2

Importante:

Estas consultas deben ser generadas por usuarios que dominen tecnología Microsoft SQL y conozcan el modelo de base de

datos ERP Softland.

VENTAS 3-11

Figura Nº 2

Para dar inicio al proceso, seleccione el botón Siguiente, tras lo cual se levantará la siguiente página (ver Figura Nº 3). En ella,

deberá ingresar los nombres del creador y de la consulta paramétrica a generar, estos campos manejan un largo máximo de 50

caracteres.

Figura Nº 3

Indicada la información, seleccione Siguiente para continuar (ver Figura Nº 4), Anterior para regresar a la página anterior o

Cancelar para abandonar el proceso.

3-12 Gestión

Figura Nº 4

Dentro de esta página, seleccione mediante el botón de opciones la manera en la que obtendrá los datos requeridos, pudiendo ser

desde una Planilla Microsoft Excel, o a través de una Sentencia SQL.

• Una Planilla Microsoft Excel, al seleccionar esta opción, deberá indicar el archivo que desea publicar, el cual podrá

ser digitado directamente, o bien ser seleccionado a través del botón , donde podrá indicar la ruta o

directorio donde se encuentra el archivo a considerar en la consulta (ver Figura Nº 5).

Importante

Sr. Usuario:

Este proceso podría tardar varios minutos, el tiempo dependerá del tamaño del archivo que seleccione y de la velocidad

de su conexión a Internet.

Figura Nº 5

Indicado el archivo, seleccione el botón Finalizar para continuar con el proceso (ver Figura Nº 6), tras lo cual

VENTAS 3-13

Figura Nº 6

Dentro de esta página se listarán las consultas paramétricas generadas, ya sea en forma de Planilla Microsoft Excel o a través

de una Sentencia SQL, junto a este listado se encuentran activos los siguientes botones:

Permite crear una nueva consulta paramétrica desde una planilla Microsoft Excel, o a partir de una Sentencia

SQL.

Al seleccionar este botón, el sistema le permitirá modificar:

- Nombre de la consulta y del creador

- Sentencia SQL que forma la consulta o el Archivo Excel asociado

- Modo de visualización de la consulta, es decir: Microsoft Excel, Tablas de HiperTexto (HTML),

Cuadrícula de Datos (Matriz) o mediante Cubo (Tabla Dinámica).

Al seleccionar este botón, el sistema desplegará un mensaje informando el nombre de la consulta y de la

persona que la creó, el sistema solicitará confirmar la eliminación.

Al seleccionar este botón, se activará la ejecución de la consulta paramétrica en el modo de visualización que

corresponda, los cuales pueden ser: Microsoft Excel, Tablas de HiperTexto (HTML), Cuadrícula de Datos

(Matriz) o mediante Cubo (Tabla Dinámica).

• Sentencia SQL, al seleccionar esta opción, se levantará una nueva página (ver Figura Nº 7), donde deberá ingresar la

consulta SQL correspondiente a la selección de registros.

3-14 Gestión

Figura Nº 7

Indicada la consulta, seleccione el botón Siguiente, para continuar con el proceso (ver Figura Nº 8).

Figura Nº 8

Dentro de esta página, podrá seleccionar mediante el botón de opciones la forma de visualizar los datos en la consulta generada,

pudiendo ser: Microsoft Excel, Tabla de HiperTexto (HTML), Cuadrícula de Datos (Matriz) o Cubo (Tabla Dinámica).

Seleccionada la manera de visualizar los datos, el sistema levantará la misma página de la Figura Nº 6, donde podrá realizar los

pasos que allí se mencionan.

VENTAS 3-15

3.4 Presupuestos de Ventas

Objetivo

Permite generar y capturar presupuestos de ventas de una empresa a nivel de Grupo, Subgrupo y Productos.

Operatoria

Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla con las indicaciones a seguir para la generación de su Presupuesto de Venta

Ver Figura Nº 1.

Figura Nº1

Para un correcto uso y funcionamiento de este proceso, lo primero que deberá realizar es Generar (Generación Presupuesto de

Ventas) y configurar el Presupuesto, para luego continuar con la Captura (Captura Presupuesto de Ventas).

Dentro de esta pantalla podrá optar por:

Generar Presupuesto de Ventas: Este proceso generará una matriz Excel a partir de la definición de un nuevo presupuesto de

ventas. Esta matriz podrá ser editada por usted en Excel, hasta obtener el presupuesto requerido, el que podrá luego ser capturado

por el sistema para su gestión. La matriz Excel contendrá una hoja con el presupuesto Global de la Empresa y una hoja adicional

para cada bodega.

Captura de Presupuesto de Ventas: Este proceso permite capturar la información contenida en la planilla Excel generada en el

proceso anterior y trabajado por usted.

Seleccione el proceso que desea ejecutar y presione el botón Siguiente para continuar.

Generar Presupuesto de Ventas

En esta página, usted podrá definir los parámetros a considerar en la generación del Presupuesto de Ventas (ver Figura Nº 2).

3-16 Gestión

Figura Nº 2

Seleccione el período para el cual generará el presupuesto, pudiendo ser el período siguiente al vigente configurado en Inventario y

Facturación ERP.

A continuación seleccione mediante el botón de opciones:

• Si considerará para la creación del presupuesto:

1. Todos los Productos

2. Los que tuvieron ventas en el período anterior.

• Si la creación del presupuesto será en función de:

1. Lo real vendido en cantidad y valor

2. Crear nuevo Presupuesto en blanco

3. Crear Presupuesto de venta utilizando los precios de lista (Lista Base u Otra Lista)

4. Crear un Presupuesto en función de otro presupuesto (esta opción se habilitará sólo si ha generado un presupuesto

anteriormente).

5. Desea operar el presupuesto por un factor, indique el Factor, el cual se podrá aplicar a cantidad o Valor.

Finalmente ingrese el nombre del archivo (*. xls) del Presupuesto a generar con un largo máximo de 60 caracteres alfanuméricos.

Seleccionados los parámetros a considerar, haga clic en el botón Procesar, tras lo cual el sistema comienza con la generación de la

planilla Excel que contiene la información del nuevo presupuesto (ver Figura Nº 3).

El sistema advierte por pantalla que el proceso de generación puede tardar unos minutos, tal como se muestra en la siguiente

imagen.

VENTAS 3-17

Importante:

Señor Usuario:

Una vez generado el Presupuesto aparecerá un mensaje, le recomendamos la opción GUARDAR (Save) y luego abrir el

documento para trabajarlo.

Figura Nº 3

Dentro de esta planilla, podrá hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le proporciona, para que pueda trabajar con la

información conforme a sus necesidades, pudiendo proyectar sus ventas ingresando datos en las columnas Cantidad, Precio y

Valor.

Importante:

No se puede modificar o eliminar la estructura de las columnas que presenta la planilla.

Al finalizar su presupuesto, deberá grabar la planilla para registrar la información ingresada, para lo cual podrá seleccionar el botón

, o bien Archivo, Guardar.

El sistema levantará una nueva ventana donde deberá indicar el área y nombre del archivo a generar (ver Figura Nº 4).

Importante:

Seleccione en el campo Guardar como tipo, la opción Libro de Microsoft Excel (*.xls), para que el archivo generado

mantenga el formato y las características necesarias para el buen funcionamiento del proceso.

3-18 Gestión

Figura Nº 4

Finalizado el proceso de generación del nuevo presupuesto, el sistema desplegará un mensaje indicando su término satisfactorio.

Sr. Usuario:

Una vez generado el Presupuesto de Ventas, debe ingresar a la captura para subir la planilla a la aplicación.

Captura de Presupuesto de Ventas

Al ingresar a esta página, podrá seleccionar el archivo (XLS) que contiene el presupuesto de venta a capturar (ver Figura Nº 6).

Figura Nº 6

Lo primero que deberá indicar, es el nombre del nuevo presupuesto de ventas, el cual no podrá superar los 50 caracteres y el

período a considerar.

Posteriormente indique el archivo (xls) a capturar, el cual debe contener la misma estructura en columnas que al momento de su

generación, este archivo podrá ser seleccionado al optar por el botón Examinar.

VENTAS 3-19

Indicado el archivo, seleccione el botón Siguiente para continuar con la captura, el sistema desplegará un mensaje indicando el

procesamiento de su información, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Al finalizar el proceso, se desplegará una ventana indicando que la captura del archivo ha terminado exitosamente. La información

de este archivo se visualizará y reflejará en el proceso Ventas de este manual.

3-20 Gestión

3.5 Margen de Contribución por Producto

Objetivo

Esta consulta entregará la rentabilidad que se obtiene del inventario, en base a la contribución de cada producto, permitiendo

comparar un conjunto de bodegas.

Operatoria

Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla donde deberá indicar los filtros a considerar en la consulta. Ver Figura Nº 1

Figura Nº1

Rango de Fechas: Indique el rango de fechas a considerar, las cuales podrán ser modificadas a través del botón .

Consultar Por: Seleccione a través del botón de opciones si la consulta se realizará por: Grupo, Subgrupo, o por Producto.

- Al seleccionar por Subgrupo, podrá indicar si corresponde a un grupo en particular, para esto, seleccione la

caja de chequeo e ingrese el código directamente, o bien a través del botón .

- Al seleccionar Producto, podrá acotar la búsqueda indicando si corresponde a un grupo y/o subgrupo en

particular, si maneja detalle de talla/color o partida/pieza, si agrupa los productos de acuerdo a los XX

primeros caracteres del código y/o considerará todos los productos.

Sr. Usuario: si desea considerar más de un registro en la consulta, ya sea por Grupo, Subgrupo o Producto,

seleccione el botón , el sistema levantará una ventana, donde podrá indicar uno a uno los

códigos a considerar, tal como se muestra a continuación:

VENTAS 3-21

Seleccione bodegas:

Para indicar la o las bodegas a considerar en esta consulta, seleccione el botón , de lo

contrario, el sistema al momento de procesar la información desplegará el siguiente mensaje:

A continuación podrá indicar si desea incluir en la consulta: descuentos finales, valorización de entradas por devolución al costo

del día del despacho y/o sólo productos inventariables.

Respecto de Notas de Crédito y Guía de Entrada por Devolución:

Seleccione mediante el botón de opciones si considerará: sólo Notas de Crédito y Guías de Devolución emitidas dentro del rango

seleccionado, aunque las facturas referenciadas NO fueron generadas dentro del rango seleccionado, las emitidas dentro del rango

seleccionado, que referencian a facturas generadas dentro del rango seleccionado, o si considerará las emitidas en cualquier fecha,

que referencian a facturas generadas dentro del rango seleccionado.

Inventario a considerar para el cálculo de la rentabilidad:

Seleccione mediante el botón de opciones las variables para el cálculo de rentabilidad, ya sea: Inventario inicial (a la fecha

“desde”), Inventario final (a la fecha “hasta”) o Inventario inicial + Inventario final /2.

Indicados los filtros, seleccione el botón , tras lo cual el sistema da inicio a la validación de los parámetros ingresados y

despliega la información correspondiente al porcentaje de contribución por bodega, en base a las ventas realizadas. Ver Figura Nº 2

Sr. Usuario:

Si usted ha seleccionado uno o más ítems “Todos”, la consulta podría tardar varios minutos.

3-22 Gestión

Figura Nº 2

Si desea consultar el detalle con valores en miles de $, seleccione a la caja de chequeo.

Al optar el botón podrá conocer en detalle el porcentaje de margen de contribución y rentabilidad por bodega, en

base a las ventas realizadas, tal como se muestra en la siguiente página.

Figura Nº 3

Junto a la información desplegada, se encuentran activos los siguientes botones:

Traspasa la información a una Planilla Excel, donde podrá hacer uso de todas las opciones que Microsoft Excel le

proporciona, para que pueda trabajar con la información conforme a sus necesidades.

Regresa a la página anterior.

VENTAS 3-23

3.6 Comparativo por Bodegas; Ventas y Stock

Objetivo

Esta consulta permite comparar las cantidades de productos vendidos versus lo que queda en stock dentro de un período y para un

conjunto de bodegas.

Operatoria

Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla donde deberá indicar los filtros a considerar en la consulta. Ver Figura Nº 1

Figura Nº1

Rango de Fechas: Indique el rango de fechas desde/hasta a considerar, las cuales podrán ser modificadas a través del botón .